Produktfamilie EVENT

Gut organisierte Seminare und Veranstaltungen bilden die Grundlage für einen reibungslosen Ablauf und damit die Basis für ein erfolgreiches Event, das allen beteiligten Personen positiv in Erinnerung bleibt. Um diese Hürde erfolgreich zu meistern, müssen zunächst zahlreiche Punkte beachtet und aufeinander abgestimmt werden. Es ist wichtig, über alle Details auf dem Laufenden zu sein und immer einen umfassenden Überblick über die gesamte Veranstaltung zu behalten.

EVENT – Seminar- und Veranstaltungsmanagement unterstützt Sie bei der professionellen Organisation und Verwaltung von Veranstaltungen aller Art, bspw. Seminaren, Schulungen, Messen, Konferenzen, Arbeitskreissitzungen, Fortbildungen und anderen Events. Das bedeutet im Wesentlichen:

Planer und Organisatoren von Veranstaltungen erhalten immer den aktuellen Überblick
Gesteigerte Teilnehmerzahlen durch verbesserte Kommunikation mit den Teilnehmern und somit auch steigende Teilnehmerzufriedenheit
Zeitersparnis durch die Optimierung administrativer Vorgänge und reduzierter Aufwand für die Dateneinpflege

Eine intuitive Benutzeroberfläche (Windows Look & Feel), hoher Anwenderkomfort sowie die Integrierbarkeit in die gewohnte Software- umgebung (MS Word, MS Outlook) zeichnen EVENT aus.

Die EVENT-Produktfamilie bietet Ihnen bereits im Standard zahlreiche Clients, um die täglichen Aufgaben zu erfüllen:

EVENT (Basismodul) mehr…
EVENT-Assistent (Integration in MS Word) mehr…
EVENT-KalenderExport (Integration in MS Outlook) mehr…

Unser optionales Zusatzmodul EVENT-BarcodeConnector (DataMatrix) zum Erstellen von Barcodes für Einladungen und Eintrittskarten, um einen kontrollierten Zugang zur Veranstaltung zu gewährleisten, finden Sie hier.

EVENT

Die Ansichten gliedern sich nach Veranstaltungsübersicht, Teilnehmerübersicht, Aufgaben und Recherche. In der Detailansicht finden Sie auf einen Blick alle Informationen zur jeweiligen Veranstaltung.
Im Einzelnen sind dies:

Stammdaten: Basis- und Detaildaten der ausgewählten Veranstaltung inkl. Aufgabenliste, Budgetplan und externen Verknüpfungen
Referenten, Teilnehmer und evt. Begleitpersonen zu dieser Veranstaltung
Status des Teilnehmer oder Referenten: Zusage, Absage, Offen, Warteliste, Begleitung
Merkmale: Optionen, Eigenschaften, Programmpunkte, die je Veranstaltung individuell bestimmt und Referenten und Teilnehmern innerhalb der ausgewählten Veranstaltung zugeordnet werden können
Gruppenübersicht: Zuordnung der Teilnehmer und Referenten zu beliebig vielen Gruppen
Artikel der ausgewählten Veranstaltung (bspw. Teilnehmergebühr, begleitendes Schulungsmaterial usw.), mit der Möglichkeit diese Referenten und Teilnehmern innerhalb der ausgewählten Veranstaltung zuzuordnen sowie Rechnungen zu erstellen und einzusehen

Nähere Informationen zu den einzelnen Punkten finden Sie bei den Highlights EVENT.

EVENT-Assistent (MS Word)

Der vollständig in MS Word integrierte EVENT-Assistent dient der Erstellung personalisierter Serienbriefe, -faxe und -E-Mails (z.B. Einladungen, Bestätigungsschreiben usw.) sowie Listen (z.B. Veranstaltungsübersicht, Teilnehmerliste, Anwesenheitsliste, usw.) und Etiketten.

Die Seriendruckfelder sind in einem eigenen Fenster untergebracht. Die Baumstruktur gliedert die Felder in einzelne Kategorien „Veranstaltung“, „Veranstaltungsmerkmale“, „Referenten & Teilnehmer“ und „Extras“. Klare Strukturen navigieren den Benutzer so sicher durch die umfassende Auswahl. Per Doppelklick oder Drag & Drop werden die Seriendruckfelder an der gewünschten Stelle im Dokument positioniert.

Beim Erstellen eines Serien-Dokumentes werden verschiedene Stationen durchlaufen. Diese Schritte können abhängig von der Empfängerauswahl variieren:

Empfänger auswählen: Hier werden die entsprechenden Einträge/Empfänger für das Dokument festgelegt. Als Empfänger können sowohl einzelne Veranstaltungen, als auch mehrere Veranstaltungen gleichzeitig, ausgewählt werden. Für die Suche der Empfänger steht eine Suche im Titel und/oder in der Kennnummer der Veranstaltung zur Verfügung. Die Suche lässt sich auch auf Ihre Favoriten einschränken.

Erreichbarkeit festlegen: Bestimmt die Interpretation Ihrer Vorlage als „Brief“, „Etikett“ oder „Liste“. Beim Erstellen von Briefen wird der Versandweg bzw. die Kombination der verschiedenen Versandwege festgelegt. Weiterhin wird hier festgelegt, ob die Erstellung der Seriendokumente für alle Teilnehmer und/oder Referenten erfolgen soll oder nur für diese mit einem bestimmten Status oder mit bestimmten Merkmalen.

Sortierung festlegen: Die Sortierung der zur erstellenden Dokumente kann nach allen Seriendruckfeldern erfolgen.

Vorschau: In einer Übersicht werden alle zu erstellenden Dokumente aufgelistet, gruppiert nach Versandweg. Bei Bedarf kann für jedes Dokument eine Vorschau angezeigt werden. Sofern notwendig, kann hier auch nachträglich korrigiert werden. Durch Entfernen des Häkchens werden die ausgewählten Empfänger beim Erstellen des Dokuments nicht berücksichtigt.

Versandwege auswählen: Wurde E-Mail als Versandweg ausgewählt, werden hier das E-Mail-Format (Text, HTML, PDF- oder Word-Dokument im Anhang) und der Betreff festgelegt. Außerdem können (weitere) Anlagen hinzugefügt werden.

In Gruppe aufnehmen: Die angeschriebenen Empfänger können automatisch einer Gruppe in EVENT zugeordnet werden. Es ist sogar möglich, die Empfänger – je nach Versandweg – unterschiedlichen Gruppen zuzuordnen.

Zusammenfassung: Im letzten Schritt werden abschließend alle vorgenommenen Einstellungen in einer Übersicht zusammengefasst.

EVENT-KalenderExport (MS Outlook)

Mit dem EVENT-KalenderExport (MS Outlook) werden Veranstaltungen per manuell angestoßenem oder automatischen Export in den MS Outlook-Kalender eingetragen bzw. synchronisiert, wenn die Veranstaltung bereits in den Kalender exportiert wurde. Basis- und Detaildaten der Veranstaltung werden dabei im MS Outlook-Termin der Veranstaltung hinterlegt.

An den Anfang