Highlights EVENT
Mit EVENT – Seminar- und VeranstaltungsManagement können alle Informationen zu Veranstaltungen, Optionen, Eigenschaften und Programmpunkten sowie Referenten und Teilnehmer optimal aufeinander abgestimmt und miteinander koordiniert werden. Die Details Ihrer Veranstaltung stehen für berechtigte Nutzer immer aktuell zur Verfügung und geben einen umfassenden Einblick. Wer welche Aufgaben wann zu erledigen hat, wird übersichtlich in einer Aufgabenliste mit Erinnerungsfunktion festgehalten. Damit auch die Kosten Ihres Events nicht für böse Überraschungen sorgen, gibt es einen übersichtlichen Budgetplan.
Was eine professionelle Veranstaltungsmanagement-Lösung alles können sollte, damit Sie in Ihrer täglichen Arbeit sehr viel effizienter arbeiten:
- Stammdatenverwaltung (Basis- und Detaildaten) der Veranstaltung mehr…
- Teilnehmer- und Referentenmanagement mehr…
- Begleitpersonen mehr…
- Merkmale (Optionen, Eigenschaften und/oder Programmpunkte) mehr…
- Budgetplan mehr…
- Aufgabenliste mehr…
- Listen, Übersichten, Reports mehr…
- Gruppenzuordnung mehr…
- Externe Verknüpfungen mehr…
- Berechtigungen mehr…
- Recherche- und Suchfunktionen mehr…
- Barcodes u.a. für Einladungen, Eintrittskarten und Zugangskontrolle mehr…
Einige ausgewählte Highlights unserer Software möchten wir Ihnen hier näher vorstellen:
Stammdatenverwaltung (Basis- und Detaildaten) der Veranstaltung
In den Stammdaten sind alle Basis- und Detailinformationen einer Veranstaltung, wie Name und Art der Veranstatung, Beginn, Ende, Preis und min./max. Teilnehmerzahl, hinterlegt.
Die Stammdatenverwaltung einer Veranstaltung wird in verschiedene Registerkarten gegliedert: „Allgemein“, „Beschreibung“, „Merkmale“, „Gruppen“, „Artikel“, „Budgetplan“, „Aufgaben“ und „Externe Verknüpfungen“.
Teilnehmer- und Referentenmanagement
Jedem Teilnehmer und Referenten kann ein Status (Zusage, Absage, Offen, Warteliste, Begleitung) zugeordnet werden. Die Ansicht der Teilnehmer oder Referenten kann nach dem jeweiligen Status selektiert werden. Bei erfolgter Zusage wird parallel die Anzahl der Zusagen mit der Gesamtkapazität verglichen und angezeigt. Ist eine Veranstaltung ausgebucht, besteht die Möglichkeit, die Teilnehmer automatisch bei Zusage auf eine Warteliste zu setzten. Wird absichtlich eine Überbuchung vorgenommen, so wird dies optisch signalisiert.
Begleitpersonen
Unterschied zum Status „Begleitung“: Jede Person (Teilnehmer, Referent und Begleitperson) muss bei der Veranstaltungsplanung berücksichtigt werden und kann auch am Veranstaltungsprogramm teilnehmen. Der Status „Begleitung“ sagt nur aus, dass eine Person zwar zur Veranstaltung kommt bzw. in irgendeiner Art in die Veranstaltung involviert ist (z.B. Security o.ä.), allerdings nicht an der eigentlichen Veranstaltung teilnimmt, sie ist sozusagen „veranstaltungsbegleitend“. Der Status „Begleitung“ hat somit lediglich organisatorischen Charakter.
Merkmale (Optionen, Eigenschaften und/oder Programmpunkte)
Darüber hinaus können jedem Referenten und Teilnehmer zusätzliche Merkmale zugeordnet werden. Merkmale sind Optionen und Eigenschaften, bspw. „Vegetarisches Essen“ oder „Übernachtung Begleitperson“ und/oder Programmpunkte der jeweiligen Veranstaltung, die von Referenten und Teilnehmern gebucht werden können, bspw. „Stadtrundfahrt“ oder „Besuch Schloss“.
Budgetplan
Der Budgetplan bietet eine einfache Möglichkeit der Kostenerfassung und Budgetverwaltung innerhalb einer Veranstaltung. Es können für eine Veranstaltung beliebig viele Kostenpositionen erfasst werden. Für die einzelnen Positionen können entsprechend „geplante Kosten“ sowie „tatsächliche Kosten“ hinterlegt werden. Diese werden in einem übersichtlichen Ist-Soll-Kostenvergleich gegenübergestellt.
Aufgabenliste
Für jede Veranstaltung können beliebig viele Aufgaben angelegt werden. Jeder dieser Aufgaben kann eine zuständige Person/Gruppe, eine Fälligkeit, ein Status sowie eine Priorität zugeordnet werden. Eine Erinnerungsfunktion weist den Benutzer auf seine fälligen Aufgaben hin.
Listen, Übersichten, Reports
In EVENT können bereits im Standard gängige Listen und Übersichten als Reports erstellt werden, u.a. Teilnehmerliste, Anwesenheitsliste, Budgetplan, Detailreport, Merkmalliste, Veranstaltungsübersicht usw. Alternativ besteht die Möglichkeit über den in Microsoft Word integrierten EVENT-Assistenten schnell und komfortabel Listen und Übersichten nach eigenen CD-Vorlagen und Layouts zu erstellen.
Gruppenzuordnung
In EVENT können beliebig viele Gruppen angelegt werden. Gruppen können auch direkt aus dem EVENT-Assistenten generiert werden, sodass gewisse Merkmale, wie bspw. „Anmeldung versendet“, beim Versand automatisch belegt werden.
Externe Verknüpfungen
Zu jeder Veranstaltung können beliebig viele Verknüpfungen hinterlegt werden. Diese können direkt in Ihr Dateisystem (bspw. zu Briefvorlagen, Flyern o.ä.) oder auch auf Internetseiten (bspw. Homepage des Veranstaltungsortes) führen.
Berechtigungskonzept
Für jede einzelne Veranstaltung können Sie entscheiden, welche Benutzer bzw. Benutzergruppe lesend, schreibend oder gar nicht darauf zugreifen kann.
Recherche- und Suchfunktionen
Sie haben die Möglichkeit mit verschiedenen Kriterien sowohl nach Veranstaltungen als auch nach Teilnehmern bzw. Referenten zu suchen. Über eine erweiterte Recherchemaske können Sie die Filterkriterien entsprechend erweitern.